Top Six Holiday Event Budgeting Tips

*La version française suit le message anglais.

The weeks leading up to the holidays can be stressful. On top of family obligations, manic mall madness, and the pile of gifts still left to be wrapped in your closet, you’ve now been tasked with coordinating your organization’s holiday party with just the right balance of thrift and thrill.

Does the pressure have you feeling less than festive? Let us check that last task off your knotty list with our Top Six Holiday Event Budgeting Tips.

1. Make a Budget & Check it Twice. First things first, determine how much you have to spend and what your event objectives are, and then allocate your funds accordingly. Be sure to document your budget and check it often to make sure you’re fulfilling the priorities you set.

2. Use Digital Party Invites. The days of paper invitations are long gone—not only are they costly for your pocketbook; they’re bad for the environment. Search online for a number of free e-vite templates.

3. Trim the Excess with an Accurate Headcount. Send invites out early, give several reminders and set a definitive RSVP date. Once you know how many people are attending, you can properly plan all other details, like venue size and meal requirements.

4. Abandon the Band & Ditch the DJ. Create a playlist of the most rockin’ holiday tunes and top 40 hits on your mobile device and connect it the sound system for free, toe-tappin’ entertainment.

5. Consider Holding Your Event in the Offseason. Delay the festivities just a few weeks, call it a New Year’s Kick Off party, and save some cash. It’s cheaper to rent space in most venues just after the holidays, in January and February.

6. Consult Your AV Partner at the Beginning of Your Planning Process. Lighting, audio, projection, video services and internet access will make a huge impact on you event experience, but if you’re not careful, they can also make a sizable impact on your wallet. Involve your technology provider in the early planning stages, be realistic about the environment you hope to achieve and the funds you have to work with, and your technologist will collaborate with you to customize an experience design based on your needs.

For a free, no-commitment consultation to customize our event services to your holiday party objectives and budget, don’t hesitate to contact us.

————————————————————————————————-

Les semaines avant la période des fêtes sont synonymes de stress. En plus de vos obligations familiales, du marathon de magasinage et de la pile de cadeaux que vous aurez à emballer, voici que le patron vous demande d’organiser les célébrations en trouvant le juste milieu entre bombance et bon sens.

La pression fait baisser votre envie de fêter ? Laissez-nous vous remonter le moral avec nos six astuces pour budgéter une fête de fin d’année.

1. Faites un budget et vérifiez-le deux fois. Tout d’abord, déterminez combien vous pouvez dépenser et quels sont les objectifs de l’événement, puis répartissez les sommes en conséquence. Assurez-vous de valider votre budget et d’y revenir souvent pour vérifier que vous respectez vos priorités.

2. Envoyez des invitations électroniques. Les invitations imprimées sont dépassées. Non seulement elles sont coûteuses, mais elles ne sont pas écologiques. Faites une recherche en ligne pour trouver des modèles d’invitations électroniques gratuits.

3. Évitez les débordements en faisant un décompte précis. Envoyez vos invitations tôt, faites plusieurs rappels et donnez une date limite de réservation très ferme. Lorsque vous saurez combien de personnes participeront, vous pourrez finaliser le reste, comme la grandeur de la salle et le traiteur.

4. Oubliez l’orchestre et le DJ. Créez une liste de lecture des meilleures chansons de Noël et des plus récents succès sur votre appareil mobile et branchez-le sur la chaîne audio pour faire lever la soirée.

5. Envisagez de tenir votre événement après la saison des fêtes. Retardez les festivités de quelques semaines, appelez ça une fête du Nouvel An et économisez. La location de salle sera moins chère en basse saison, en janvier ou en février.

6. Consultez votre fournisseur de technologies au début du processus. L’éclairage, le son, les services de vidéo et de projection, l’accès Internet auront beaucoup d’impact sur votre soirée, mais si vous n’êtes pas prudent, ils auront aussi un gros impact sur votre budget. En consultant votre fournisseur dès le début, vous pourrez concevoir de manière réaliste l’environnement que vous désirez tout en tenant compte des moyens dont vous disposez. Votre technologue collaborera avec vous pour adapter un concept expérientiel à vos besoins.

N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une consultation gratuite et sans engagement pour voir comment nos services d’événement peuvent personnaliser votre fête de fin d’année tout en respectant vos objectifs ainsi que votre budget. .