Outdoor Events Tips!

By September 16, 2015 April 21st, 2016 Health and Wellness, Outdoor Events, Tools & Tips

*La version française suit le message anglais.

1. PERMITS- There is no faster way to shut down an event than not having your permits from the local municipality in order. Whether you are planning an event on private or public property, it is wise to ask the local authority having jurisdiction what type or types of permits you will require for your type of event.

2. SITE PLAN- You will require some sort of site plan for your event. This plan will show the locations of a the stage, washrooms, emergency access points, electrical tie in and/or generators, load in/out zones for contractors, among other possible things. This is normally required when you apply for your permits.

3. LOCAL ORDINANCES- Have you looked into all local by-laws and ordinances? The most common has to do with noise. Not only can there be time restrictions as to what time of the day you can make noise, but also on the actual SPL levels you are able to reach in certain areas. You also need to take into consideration any fire and safety codes that need to be met, depending on the size of the group at your outdoor event.

4. INSURANCE- It is important to remember nobody plans to have things go wrong. However, if they do, will this event be covered under your insurance policy or will you require extra coverage? This would also include all contractors that will be involved with the event.

5. SOME OUTDOOR EVENTS NEED MORE WORK THAN OTHERS- Is the event being held in an existing outdoor facility? If so, great, because that should cut the work in half. If you are going into an uncommon area, a lot more advance planning and coordination will be critical. You will need to think about everything from power, toilets, garbage, security, communications, equipment, food and water, among possible other requirements.

6. SECURITY- Security can be a daunting task for an outdoor event. You do not have the normal security you would when working in an indoor venue. Most indoor venues have full-time security onsite. These people not only look after the safety and security of the building, but also that of the people in it. When you are putting on an outdoor event, you will need to hire security to protect AV equipment from theft and vandalism, as well as have people in place to help deal with possible medical issues onsite, crowd control and evacuation plans in case of an emergency.

7. POWER- Is there power already onsite? If so, great, but is it enough and are you able to use it? You may need to bring in generators to fulfill your power requirements. You will need to find out who the local authority having jurisdiction is, obtain your electrical permit and book your electrical inspection as well.

8. AV EQUIPMENT OUTDOOR- Most AV equipment is not designed for outdoor use, so extra precautions need to be taken to protect all individuals that can come in contact with the equipment, and also the protect the equipment itself. Certain equipment, such as drape, fastfold screens and super towers, should never be used for outdoor events, due to the possible safety hazards that can come from sudden gusts of wind and such.

9. ENGINEERING APPROVAL- In the case of a number of outdoor freestanding structures, the authority having jurisdiction will require an engineer’s stamp. This means that proper drawings will have to be provided with weights and equipment specs to the engineer. There is, of course, a cost for this requirement.

10. TAKING CARE OF THE ONSITE STAFF- Having the proper steps been taken to ensure the safety and wellbeing of the staff during setup and execution of the event? It is important to make sure that there are accessible restrooms close by. It is also important to have an area available that the staff can go to get out of the elements, such as the cold or the heat. During the warmer months, it is important to make sure that there are hydration stations close by to avoid heat fatigue and/or sun stroke.

11. FIRE SAFETY- One thing that is often forgotten about is fire safety when dealing with an outdoor event. It can easily be taken for granted when working inside a hotel or convention centre that fire extinguishers can be found close by. This is not the case when dealing with the great outdoors. It is responsibility of everyone from the meeting planner to all contractors to make sure that the proper amount and size of fire extinguishers are onsite. It is also important that all staff working on the event knows their locations and how to operate them.

12. WEATHER & PLAN B- The biggest impact on any outdoor event is, of course, the weather itself. It is important to keep an eye on the local weather forecasts leading up to the event. Do you have a drop-dead time set for when you will cancel the event due to possible weather conditions? Is there a plan B in place in case of sudden change in weather? These questions must be considered when dealing with an outdoor event. Changes in weather not only can ruin the event; they can make it unsafe very quickly.

These are just a few of the key points that need to be looked at when planning for an outdoor event. An outdoor event will most likely take you more time to plan than an indoor event and can sometimes be more costly. However, just think back to those days in school when you would get to have class outside on a nice sunny day…wasn’t it great?! That is the kind of feeling your whole audience can have with a great outdoor event.

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Conseils: Les événements extérieurs!

La tenue d’un événement extérieur peut s’avérer un moyen très efficace de transformer une réunion ordinaire. En effet, l’air frais et le bleu du ciel contribuent grandement à changer le rythme d’une réunion habituelle… Et on ne peut pas avoir de meilleure toile de fond pour un événement que la nature elle-même, n’est-ce pas? Cependant, il ne faut pas oublier, lorsqu’on traite avec la nature, que nous n’avons aucune maîtrise sur elle. Pour cette raison, nous devons planifier l’événement avec soin et être bien préparés. Lorsqu’on planifie un événement extérieur, il faut prendre en considération certains éléments qui sont parfois tenus pour acquis lorsqu’on travaille à l’intérieur.

1. PERMIS – Votre événement sera vite annulé si vous ne détenez pas tous les permis exigés par la municipalité locale. Peu importe si l’événement que vous planifiez se déroule sur une propriété privée ou publique; il est toujours sage de demander à l’autorité compétente locale quels sont les types de permis dont vous aurez besoin.

2. PLAN DU SITE – Pour votre événement, vous aurez besoin d’un plan du site. Celui-ci indiquera notamment l’emplacement de la scène, des toilettes, des points d’accès en cas d’urgence, des raccordements électriques et/ou des génératrices ainsi que des aires de chargement et de déchargement à l’intention des entrepreneurs. Ce plan est habituellement exigé pour la demande des permis.

3. ORDONNANCES LOCALES – Avez-vous vérifié l’ensemble des règlements et des ordonnances locales? La plupart concernent habituellement le bruit. À certains endroits, il pourrait y avoir des restrictions quant aux heures où vous pouvez faire du bruit, mais également quant aux niveaux de pression acoustique émis. Vous devrez aussi tenir compte des codes de sécurité et de prévention des incendies à respecter, selon la taille du groupe qui participera à l’événement extérieur.

4. ASSURANCE – Bien évidemment, personne ne souhaite que les choses tournent mal. Toutefois, au cas où une telle situation surviendrait, il est important de savoir si l’événement est couvert par votre police d’assurance ou si vous aurez besoin d’une protection supplémentaire. Assurez-vous que la protection couvre également tous les entrepreneurs qui participent à la mise en œuvre de l’événement.

5. CERTAINS ÉVÉNEMENTS EXTÉRIEURS NÉCESSITENT UN PLUS GRAND TRAVAIL QUE D’AUTRES – L’événement aura-t-il lieu dans une installation extérieure existante? Le cas échéant, tant mieux, car votre travail en sera réduit de moitié. Si votre événement se tiendra dans un lieu inhabituel, une planification et une coordination précoces vous seront essentielles. Vous devrez penser à tout : de l’électricité aux toilettes, en passant par les poubelles, la sécurité, les communications, le matériel, la nourriture et l’eau, entre autres.

6. SÉCURITÉ – Planifier la sécurité peut s’avérer une tâche exigeante lors d’un événement extérieur. En effet, vous ne pourrez profiter des services de sécurité habituellement fournis à l’intérieur. En ce qui concerne les événements intérieurs, la plupart des emplacements ont déjà un service de sécurité à temps plein sur place. Ces agents assurent non seulement la sécurité de l’établissement, mais également celle des personnes qui se trouvent à l’intérieur. Si vous organisez un événement extérieur, vous devrez engager des agents de sécurité pour protéger le matériel audiovisuel contre le vol et le vandalisme. Vous aurez aussi besoin de personnes qui pourront se charger des urgences médicales éventuelles sur place, de la maîtrise des foules et des plans d’évacuation en cas d’urgence.

7. ÉLECTRICITÉ – Le site est-il alimenté en électricité? Le cas échéant, tant mieux, mais l’alimentation est-elle suffisante et pouvez-vous vous y brancher? Vous pourriez devoir utiliser des génératrices pour combler vos besoins en électricité. Vous devrez alors déterminer qui est l’autorité compétente locale, obtenir votre permis pour les installations électriques et prévoir la visite d’un inspecteur.

8. MATÉRIEL AUDIOVISUEL EXTÉRIEUR – La majorité du matériel audiovisuel n’est pas conçu pour être utilisé à l’extérieur. Vous devrez donc prendre des précautions supplémentaires pour protéger toutes les personnes qui manipuleront le matériel, ainsi que le matériel en soi. Certains éléments, par exemple les rideaux, les écrans « Fastfold » ou les tours de haut-parleurs, ne devraient jamais être utilisés à l’extérieur en raison des risques éventuels pour la sécurité que pourraient poser de soudaines rafales ou autres phénomènes de la sorte.

9. APPROBATION D’UN INGÉNIEUR – Si votre événement nécessite un certain nombre de structures autoportantes extérieures, l’autorité compétente locale exigera le sceau d’approbation d’un ingénieur. Cela signifie que vous devrez transmettre le dessin des installations à l’ingénieur, y compris le poids des structures et les spécifications du matériel. Bien évidemment, vous devrez payer pour ce service.

10. BIEN-ÊTRE DU PERSONNEL SUR PLACE – Les étapes appropriées ont-elles été mises en œuvre pour assurer la sécurité et le bien-être du personnel avant et pendant l’événement? Il est important de s’assurer que des salles de bain sont accessibles non loin des installations. Il est également essentiel d’avoir un endroit où les employés pourront se protéger temporairement des conditions météorologiques, par exemple du froid ou de la chaleur. Au cours des mois chauds, vous devrez aussi vous assurer que des postes d’eau sont prévus afin de prévenir les coups de chaleur.

11. PRÉVENTION DES INCENDIES – Lorsqu’on planifie un événement extérieur, on oublie souvent les mesures de prévention des incendies. Beaucoup tiennent pour acquise la proximité des extincteurs d’incendie lorsqu’ils travaillent à l’intérieur d’un hôtel ou d’un centre des congrès. La situation est différente lorsqu’on travaille à l’extérieur. Il revient à tous, du planificateur aux entrepreneurs, de s’assurer qu’une quantité suffisante d’extincteurs adaptés se trouvent sur place. Il est également important que tout le personnel travaillant lors de l’événement connaisse l’emplacement de ces extincteurs et la façon de les utiliser.

12. MÉTÉO ET PLAN B – Bien entendu, le bon déroulement de votre événement extérieur repose principalement sur la météo. N’oubliez pas de surveiller les prévisions météorologiques locales à l’approche de l’événement. Si vous devez annuler l’événement en raison des mauvaises conditions météo, avez-vous une date limite à respecter? Avez-vous un plan B au cas où le temps changerait brusquement? Vous devez tenir compte de tous ces aspects lorsque vous organisez un événement extérieur. Les conditions météorologiques peuvent ruiner votre événement, mais surtout, ils peuvent rendre l’endroit dangereux en un rien de temps.

Voilà seulement quelques-uns des principaux éléments à prendre en compte lorsqu’on planifie un événement extérieur. Un événement extérieur nécessitera sans doute une planification plus laborieuse qu’un événement intérieur et pourrait également s’avérer plus coûteux. Toutefois, rappelez-vous ces jours d’école où les enseignants vous faisaient la classe à l’extérieur au cours d’une belle journée ensoleillée… N’était-ce pas fantastique? L’ensemble de votre auditoire éprouvera ce même sentiment si vous organisez un superbe événement extérieur.