How to Create a Professional Webcast to Reach Out to Clients

By May 27, 2015 April 21st, 2016 Tools & Tips, Webcasts

*La version française suit le message anglais.

Reaching clients has never been easier in this current social era that we’re living in. Social media is largely leading the world in allowing companies to directly communicate with their customers. Webinars and webcasts are professional and informational ways in which companies can speak to their base. For those of you who are new to the game, here’s how to create a professional webcast to reach out to clients.

To begin, treat your webcast like any other formal business event. There will be a set start and end time for your webcast, along with pre-registration and a guest list. Have a decided upon agenda and ensure the event is moderated and controlled. Making use of customized branding is also useful so that your company’s logo stands out in people’s minds, as well as ties theme together nicely. Before the webcast, promote the event on your company’s social media channels and spread word of the fact that you will be hosting a live webcast. Ensure it is attention grabbing and interesting, so that attendees will be sure to sign up. Having it advertised with cut-off date for registration is a good way to ensure guests sign up early-on. You have the potential of reaching thousands of people, so ensuring your allotted time is properly planned and advertised is very important in making a big impact.

Ensuring you are prepared before the webcast airs is the key in having your event come off as professional and smooth. Since you will be casting your event online, you need to make sure you are using high-quality equipment and programs. Everyone in the space knows that preproduction is the key to a successful webcast.

webcasting

Having a dedicated internet line that is just used for your webcast, and not shared with other users, is important in keeping a clear and strong connection with your audience. Conducting a speed test beforehand will help you in noticing and therefore fixing any problems prior to going live. In addition to checking the internet speed and clarity, checking the audio and video components is just as important. You need to be sure your audience can clearly hear you and see you. There is nothing more frustrating than signing up for a webcast and having a poor quality presentation be given.

Post-production is just as valuable as pre. Having a feedback form ready for your attendees to fill out after the webcast will give you insightful information about your performance. This information will come in handy for your next webcast, and is a great way to learn from your mistakes, and incorporate aspects you may have overlooked or not thought of.

Remember, the key components of how to create a professional webcast to reach out to clients include strong internet connection, clear audio and video, and smart promotion. You want to reach as many interested people as possible, and to achieve this, you must spread the word. Contact us for all your audio and video needs.

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En cette ère des réseaux sociaux, il n’aura jamais été aussi facile d’atteindre des clients. Les médias sociaux mènent le bal lorsqu’il s’agit de permettre aux compagnies de communiquer directement avec leur clientèle. Les webinaires et les webdiffusions représentent pour les entreprises des moyens professionnels d’échanger de l’information avec leur public. Pour les débutants dans ce domaine, voici comment créer une webdiffusion professionnelle pour toucher des clients.

Tout d’abord, traitez votre webdiffusion comme tout autre événement d’affaires officiel. Cela veut dire prévoir une heure de début et de fin, des préinscriptions et une liste d’invités. Vous devez établir un ordre du jour et vous assurer que vous aurez un modérateur qui veillera au bon déroulement. Utilisez votre image de marque afin que le logo de la compagnie soit présent à l’esprit des participants ; cela sert aussi de lien pour la thématique. Avant la webdiffusion, faites la promotion de votre événement sur les canaux sociaux de votre entreprise et annoncez que vous tiendrez une webémission en direct. Assurez-vous d’attirer l’attention et de susciter l’intérêt, pour que de nombreux participants s’inscrivent. En annonçant une date limite d’inscription, vous augmentez les chances d’avoir des inscriptions rapides. Parce que vous avez la possibilité d’atteindre des milliers de personnes, il est important que le temps réservé soit bien planifié et publicisé si vous voulez avoir un bon impact.

Une préparation adéquate avant la webdiffusion est la clé d’un événement professionnel réussi qui se déroule sans anicroche. Comme vous diffuserez en ligne, vous devez absolument utiliser de l’équipement et des logiciels de haute qualité. Il est important d’avoir une ligne Internet dédiée uniquement à votre webdiffusin, sans partage avec d’autres utilisateurs, afin de garantir une connexion fiable et sans interférence à votre public. Faites un test de vitesse de transmission auparavant pour déceler et régler tout problème avant de diffuser en direct. En plus de vérifier la vitesse et la clarté de votre connexion Internet, il importe aussi de valider les composantes audio et vidéo. Vous devez être certain que les participants vous entendront bien et vous verront bien. Il n’y a rien de plus frustrant que de s’inscrire à une webémission pour assister à une présentation de piètre qualité.

La postproduction est aussi essentielle que la préproduction. Soumettez aux participants un formulaire de commentaires qu’ils pourront remplir pour vous donner une rétroaction éclairée sur votre performance. Cette information vous sera utile pour préparer votre prochaine webdiffusion, car elle vous donne l’occasion d’apprendre de vos erreurs, mais aussi d’intégrer des aspects que vous auriez négligés ou auxquels vous n’auriez pas pensé.

Gardez à l’esprit ces composantes clés d’une webdiffusion professionnelle destinée à vos clients : une bonne connexion Internet, une haute qualité audio et vidéo et une promotion intelligente. Vous voulez toucher le plus de gens intéressés possible et pour y arriver, vous devez utiliser le bouche-à-oreille. Communiquez avec nous, nous pourrons vous aider pour l’aspect vidéo et audio.