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FreemanXP shares 3 Simple Principles for a Dynamic Keynote

By | Interesting Articles, Keynote Speakers, Meeting Planners, Speakers, Tools & Tips

By Geoff Thomas, FreemanXP VP, Entertainment

Insights into narrowing down the field of speakers and making the right match

Keynote speakers add external validation to your messages. A thought leader from outside of your brand or organization brings an unbiased and fresh perspective, offered by someone with practical experience. This may be someone with name recognition or perhaps with a really great (and relevant) story to tell.

But there are a plethora of options out there: celebrities and sports figures; well-known business speakers like Seth Godin and Malcolm Gladwell; academics and authors; and niche or unknown names with powerful messages. With so many options, how can an event marketer find the right speaker for their program?

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Have you ever considered having your association’s dinner on stage?

By | Convention Centres, Fun & Facts, Staging, Tools & Tips

*La version française suit le message anglais.

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The London Convention Centre Board of Directors once did just that, and their event turned out to be a great example of how a little creativity, mixed with a little technology, can combine to deliver a high visual impact on an audience.

This Chairman of the Board’s love of theatre inspired the theme of the night, which was the Phantom of the Opera. A cocktail reception was held in the foyer, and before entering the theatre, board members and their guests were told that they were extras in the masquerade scene. They donned masks and entered the dark theatre, as music started to play. Just then, the lights went up to reveal the set stage, where dinner was actually served!

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Avez-vous déjà pensé organiser un souper sur scène pour votre association?

C’est ce qu’a fait le conseil d’administration du London Convention Centre. Cet événement a démontré de quelle façon une étincelle de créativité, aidée par la technologie, peut avoir un important impact visuel sur un auditoire.

La passion du président du conseil d’administration pour le théâtre a inspiré le thème de la soirée, c’est-à-dire Le Fantôme de l’Opéra. Les membres du conseil et leurs invités ont d’abord été conviés à un cocktail dans le foyer, puis, avant d’entrer dans le théâtre, ils ont été informés qu’ils allaient jouer le rôle de figurants dans la scène de la mascarade. Ils ont enfilé un masque et se sont avancés dans la pénombre du théâtre, juste au moment où la musique commençait. Et c’est là que les lumières se sont allumées pour révéler la scène, où on avait installé des tables pour servir le dîner!

Tips & Tricks – Theme Builder

By | Meeting Planners, Tools & Tips

*La version française suit le message anglais.

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One of the most challenging tasks in the meetings management profession is the development of a theme for the meeting. Odds are you’ve been roped in at one point or another to help contribute to this effort. It’s usually very time-consuming, too often political and sometimes exasperating as you sift through the possibilities. So we offer below a little shortcut through the bramble for the next time you are volunteered for duty.

Finding the right theme can be a slippery, frustrating business, but it’s not worth bloodying your forehead in search of something completely original. Just make it an appropriate focus for your particular industry and purpose. And don’t be too wordy – there’s power in brevity. Keeping your theme to six words or less makes it much easier for your attendees to remember and adopt.

The Theme Builder: How it works
It’s simple, really: Just choose one word from each group to build a possible theme. For example, “Reaching…New…Horizons.” If the first theme you constructed doesn’t quite fit, at least it gets you started. And as they say, well begun is half done — but just in case, go ahead and start a fresh pot of coffee now!

Group A
Building, Finding, Searching, Reaching, Seeking, Striving, Meeting, Creating, Picturing, Embracing, Imagining, Dreaming, Discovering, Uncovering, Soaring, Achieving, Fulfilling, Working, Accomplishing, Picturing, Conceiving, Ascending, Sailing, Attaining, Exploring, Prospecting, Expecting

Group B
The, New, A, Bold, Great, Golden, Extraordinary, Remarkable, Unique, Astounding, Dazzling, Radiant, Critical, Vital, Distinctive, Grand, Diverse,

Group C
Horizons, Vistas, Challenges, Directions, Frontiers, Objectives, Future, Dreams, Goals, Pathways, Mission, Purpose, Target, Task, Expectations, Possibilities, Gold, Perspective, Landscape, Outlook

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Une des tâches qui offrent le plus de défis dans la profession de gestion des réunions est l’élaboration du thème de la réunion. Il y a bien des chances que vous ayez été contraint à un moment ou un autre de contribuer à cette tâche. Il s’agit habituellement d’une tâche qui prend beaucoup de temps, qui est trop souvent politique et parfois exaspérante lorsque vous examinez en profondeur toutes les possibilités. C’est pourquoi, nous vous offrons un raccourci à travers ces méandres pour la prochaine fois où vous vous porterez volontaire pour ce travail.

Trouver le bon thème peut être une entreprise délicate et frustrante, mais cela ne vaut pas la peine de se marteler la tête pour trouver quelque chose d’original. Il suffit de vous concentrer sur votre industrie et votre objectif particulier. De plus, vous devez économiser vos mots, car vous aurez plus d’impact en étant bref. Si vous formulez votre thème en six mots ou moins, il sera plus facile pour vos participants de le retenir et de l’adopter.

Le Concepteur de thèmes et son fonctionnement
C’est vraiment simple: Il vous suffit de choisir un mot dans chaque groupe pour concevoir un thème possible. Par exemple, « Atteindre…Nouveaux…Horizons » Si le premier thème que vous concevez ne convient pas tout à fait, au moins il vous donne un point de départ. Et, comme on dit, un travail bien commencé est à moitié terminé. Toutefois, juste au cas, préparez-vous du café tout de suite!

Groupe A
Bâtir, trouver, chercher, atteindre, rechercher, s’efforcer, répondre, créer, grimper, illustrer, embrasser, imaginer, rêver, découvrir, révéler, s’envoler, réaliser, remplir, travailler, accomplir, dépeindre, concevoir, monter, naviguer, atteindre, explorer, prospecter, attendre.

Groupe B
Le, nouveau, un, hardi, grand, doré, extraordinaire, remarquable, unique, stupéfiant, éblouissant, radieux, critique, essentiel, distinctif, grandiose, divers.

Groupe C
Horizons, vues, défies, orientations, frontières, objectifs, avenir, rêves, buts, sentiers, mission, objet, cible, tâche, attentes, possibilités, or, perspectives, paysage, aperçu.

Saving money on your next event

By | Meeting Planners, Tools & Tips

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You never know where you might be able to save money in your event budget. Use these tips to find creative ways minimize costs on your next event.

o Determine taxes and gratuity rates early on and factor them into you budget. They can change your budget significantly.

o Consider sponsorship to underwrite expensive items or have a sponsor supply a budget item, i.e. printing, décor, wine, gifts for guests.

o Consider a shorter program or meeting. Focus on quality rather than quantity to save on meeting room rentals, guest room nights and individual costs.

o Budget a contingency to cover unforeseen costs.

o Use an intern or volunteers to provide pre-event or onsite support.

o Be flexible and open to opportunities for your meeting dates, food and beverage requirements and meeting space. This gives you room to negotiate.

o Be honest with your suppliers about how much you have to spend. They can help you work within your budget.

o Track you guest room pick up, no shows, food and beverage numbers (guarantees actual numbers served), single or double room bedroom occupancy, etc. This is valuable information for negotiations and realistically estimating future event requirements.

o Track your registration numbers including no shows and complimentary guests. This history is important for planning for future meetings.

o Estimate your needs conservatively if you don’t have an established history.

Source: Behind the Scenes Conference Planning, Diane Laundy, Principal Planner

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Vous ne savez jamais où vous pouvez économiser de l’argent lors de la budgétisation de votre événement. Utilisez ces trucs et astuces pour trouver des façons imaginatives de minimiser vos coûts lors de votre prochain événement.

o Déterminez les taux de taxes et de pourboire dès le début et intégrez les dans votre budget. Ils peuvent modifier votre budget de façon significative.

o Envisagez des commandites qui couvriront le coût des articles dispendieux ou trouvez un commanditaire qui fournira un élément du budget, par exemple, l’impression, le décor, le vin ou les cadeaux pour les invités.

o Songez à écourter la durée du programme ou de la réunion. Concentrez-vous sur la qualité plutôt que sur la quantité pour épargner sur la location des salles de conférence, les chambres d’invités et les coûts individuels.

o Prévoyez un fonds d’urgence au budget pour couvrir les coûts imprévus.

o Faites appel à des stagiaires ou à des bénévoles pour avoir du soutien avant l’événement ou sur les lieux.

o Pour ce qui est des exigences relatives aux dates de réunions, à la nourriture et aux boissons, soyez flexible et ouvert aux possibilités. Vous aurez ainsi plus de marge pour négocier.

o Soyez franc avec vos fournisseurs quant au montant que vous pouvez dépenser. Ils peuvent vous aider à composer avec votre budget.

o Faites le suivi du nombre de chambres réservées, des personnes qui ne se sont pas présentées, de la quantité de nourriture et de boissons (ce qui garantit le nombre servi), le nombre de chambres simples ou doubles, etc. Il s’agit là de renseignements utiles pour les négociations et d’une estimation réaliste des exigences liées aux prochains événements.

o Faites un suivi du nombre de personnes inscrites, y compris celles qui ne se sont pas présentées et les invités qui y sont à titre gratuit. Ces données sont importantes pour la planification des réunions à venir.

o Estimez vos besoins de façon prudente si vous ne disposez pas des données relatives aux réunions précédentes.

Source : Behind the Scenes Conference Planning, Diane Laundy, planificatrice principale

Tips and Tricks- Ideal questions for site inspections

By | Convention Centres, Facilities, Meeting Planners, Tools & Tips

*La version française suit le message anglais.

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The only way to know if you’ve found the perfect spot for your meeting or event is to ask the right questions. Not sure what to ask? Not to worry. Just use the following Site Inspection tip sheet:

General Questions
• Does the facility have a contract with a particular supplier?
• What are the union jurisdictions?
• Are there charges for set-up and move-out days?
• If a 24-hour hold is made on a room, is there an extra charge?
• Who locks and unlocks rooms? When? Is there full time security?
• Is there an engineer on staff, or is engineering contracted? If so, what hours?
• When are rooms normally set-up?
• Is there an accessible dock and elevator for contractors bringing in equipment and staging? How big are they?
• Is there a secure storage area for audio visual equipment?
• What is normally provided by the facility as part of the room? (Lecterns, microphones, flipcharts, etc.)

Room Inspection
• Clear Ceiling Height – What is the “true” ceiling clearance?
• Low Hanging Chandeliers
• Columns and/or Obstructions
• Mirrors
• What are the “true” meeting space dimensions, capacities?
• Windows – If so, can they be blacked out with existing drapes or does a contractor need to drape them?
• House phones in the room? Can they be disconnected?
• Portable Walls – How Soundproof?
• Flooring/Carpeting (Concrete floors cause sound to “bounce around”)
• Where are the entrances and exits? What doors can/cannot be blocked due to fire regulations?
• Do doors squeak? Close completely? Automatically lock when shut?
• Will access to a room by latecomers distract the audience? When the door is opened, will light outside cause the screen to wash out?
• Is there room for an A/V set-up and a control console?
• Does the room have a Permanent Stage? Stage Lighting? What features are already installed?

Sound Systems Questions
• Who handles the sound in the facility? House staff, in-house contractor, or outside contractor?
• Is there a patch fee?
• Is there a sound system already in the room? Is it complete? Good quality? (Ask for a demonstration!)
• Do they have portable sound systems? Sound Lecterns, etc?
• Can the rooms be patched for audio recording from a central location?

Lighting Questions
• Where are the House Lighting Controls?
• Are they able to be remote controlled?
• Can the room lighting be divided into sections?
• Are Follow Spotlights available? At what cost?
• If stage lighting is to be hung from ceiling, what are the restrictions?
• Who can do the work?
• Are there manlifts, scissor lifts or basket lifts available from the facility? At what cost?
• Are there restrictions for use?

Electrical
• Where does the electrical service originate in the room?
• Who provides hook-up service?
• What is the cost for hook-up and use?
• Flat rate?
• Metered charge?
• Local government surcharge?

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La seule façon de trouver le lieu idéal pour votre réunion ou votre événement est de vous poser les bonnes questions. Vous ne savez pas quelles questions poser? Ne vous en faites pas. Vous n’avez qu’à suivre ces conseils pratiques pour l’inspection de sites.

Questions générales
• L’établissement a-t-il conclu un contrat avec un fournisseur donné?
• Quelles sont les juridictions syndicales?
• Des frais sont-ils exigés pour les jours de montage et de démontage des installations?
• Y a-t-il des frais supplémentaires pour une réservation de 24 heures d’une salle?
• Qui verrouille et déverrouille les portes des salles? À quel moment? La sécurité est-elle assurée en tout temps?
• Y a-t-il un ingénieur parmi le personnel, ou les services d’ingénierie sont-ils donnés à contrat? Le cas échéant, quel en est l’horaire?
• À quel moment les salles sont-elles normalement montées?
• Les entrepreneurs qui apportent de l’équipement et le matériel de présentation ont-ils accès à un quai et à un monte-charge? De quelles dimensions?
• Y a-t-il un endroit où entreposer le matériel audiovisuel en toute sécurité?
• Qu’est-ce qui est habituellement fourni par l’établissement avec la salle? (Lutrins, microphones, tableaux de papier, etc.)

Inspection de la salle
• Hauteur libre sous le plafond – Quelle est la hauteur libre « réelle »?
• Lustres bas
• Colonnes ou obstructions
• Miroirs
• Quelles sont les dimensions et capacités « réelles » de l’espace de réunion?
• Fenêtres – S’il y en a, peuvent-elles être obscurcies au moyen des rideaux existants ou un entrepreneur doit-il poser des rideaux?
• Y a-t-il des téléphones à usage interne dans la salle? Peuvent-ils être débranchés?
• Murs amovibles – Sont-ils insonorisés?
• Revêtements de sol/moquette (un plancher en béton réfléchit le son.)
• Où sont situées les entrées et les issues? Quelles portes peuvent et ne peuvent pas être bloquées en raison des règlements relatifs aux incendies?
• Est-ce que les portes grincent? se ferment complètement? se verrouillent automatiquement après avoir été fermées?
• L’arrivée de retardataires dans une salle peut-elle déranger l’auditoire? La lumière de l’extérieur de la salle causera-t-elle un blanchissement de l’écran à l’ouverture d’une porte?
• Y a-t-il suffisamment de place pour une installation audiovisuelle et un pupitre de commande?
• Y a-t-il une scène permanente dans la salle? Un dispositif d’éclairage de la scène? Quelles fonctions sont déjà en place?

Questions sur les systèmes de sonorisation
• Qui s’occupe du son dans l’établissement? Personnel à l’interne, entrepreneur à l’interne ou contractuel?
• Faut-il payer des frais de raccordement?
• Y a-t-il déjà un système de sonorisation dans la salle? Est-il complet? Est-il de bonne qualité? (N’hésitez pas à demander une démonstration!)
• L’établissement dispose-t-il de systèmes de sonorisation portatifs? Lutrins portables avec système de sonorisation, etc.?
• Les salles peuvent-elles être raccordées pour des enregistrements audio à partir d’un lieu central?

Questions sur l’éclairage
• Où sont situées les commandes de l’éclairage maison?
• L’éclairage peut-il être commandé à distance?
• Est-il possible de diviser l’éclairage de la pièce par sections?
• Des projecteurs de poursuite sont-ils disponibles? À quel coût?
• Si l’éclairage de la scène doit être suspendu au plafond, quelles sont les restrictions?
• Qui peut faire ce travail?
• Des monte-personne, des plates-formes élévatrices à ciseau ou des élévateurs à paniers sont-ils disponibles à l’établissement? À quel coût?
• Des restrictions s’appliquent-elles?

Système électrique
• Où se trouve l’entrée électrique de la salle?
• Qui assure le branchement?
• Quel est le coût de branchement et d’utilisation?
• Taux fixe?
• Frais calculés au compteur?
• Frais supplémentaires (taxes municipales)?

Rules of Thumb: When do I use an independent P.A. System instead of house sound?

By | Audio, Tools & Tips

*La version française suit le message anglais.

  • It depends on the quality on the system, so the first thing to do is test the system, and then see if reinforcement is required
  • When there are multiple wireless microphones (usually more than two or three at one time)
  • When there is music being played back, requiring more dynamics – house systems don’t normally have much bass or low end

Règles de base:

Dans quelles circonstances dois-je utiliser un système de sonorisation indépendant au lieu d’un système de sonorisation interne?

  • Cela dépend de la qualité du système. Par conséquent, la première chose à faire est de tester le système pour déterminer la nécessité d’un renfort.
  • Lorsqu’il y a plusieurs microphones sans fil (habituellement plus de deux ou trois à la fois).
  • Lorsqu’il y a une musique et pour donner plus de dynamisme puisque les systèmes internes n’ont généralement pas suffisamment de basses fréquences.

Rules of Thumb: When do I use an independent P.A. System instead of house sound?

By | Audio, Tools & Tips

*La version française suit le message anglais.

House vs. Independent Sound?

  • It depends on the quality on the system, so the first thing to do is test the system, and then see if reinforcement is required
  • When there are multiple wireless microphones (usually more than two or three at one time)
  • When there is music being played back, requiring more dynamics – house systems don’t normally have much bass or low end

Sonorisation interne ou sonorisation indépendante?

  • Cela dépend de la qualité du système. Par conséquent, la première chose à faire est de tester le système pour déterminer la nécessité d’un renfort.
  • Lorsqu’il y a plusieurs microphones sans fil (habituellement plus de deux ou trois à la fois).
  • Lorsqu’il y a une musique et pour donner plus de dynamisme puisque les systèmes internes n’ont généralement pas suffisamment de basses fréquences.

4:3 vs 16:9… What’s an aspect ratio anyway?

By | Technology Update, Tools & Tips

One of the cornerstones of the corporate conference industry is the ability to share presentations and a speaker’s message to a large audience.

Over the years, the format of this medium has gone through numerous technological changes: slide projectors, overhead transparencies, VHS/DVD video playback. We have now reached the point at which the majority of all presentations given are executed via laptop or desktop computer, delivered to a digital projector, and then projected onto one or multiple large projection screens.

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