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4 Common Presentation Mistakes

By | Audio, Presentation Management 4, Speakers

There’s nothing worse than sitting through a bad presentation. Unfortunately we all experience them–and their many forms–more often than we’d like. There’s the confusing ones that could puzzle a team of NASA scientists, the awkward ones that are more cringe-worthy than a bad comedy act, and of course the boring ones that could probably be classified as prescription sedatives.

The following are 4 common presentation mistakes that you should avoid at all costs. In doing so, you’ll be well on your way to engaging your audience and looking like a pro up there.

Speaker

Not Preparing Enough

Practice makes perfect, and even the pros know this. While public speaking may seem to come naturally for some people, a strong presentation is usually the result of many hours of preparation.

Don’t fall into the trap of winging it—you can never be too prepared.  Study your material early and go up there confident that you’ll nail it.

Taking Too Long

All right so you’ve got a lot to say–and I mean how often do you have this many people’s undivided attention? The fact is, nowadays you don’t need ADHD to have a low attention span, and people will be texting in the front row before you know it.

Try to distill your content into a few key points. Make it easy for the audience to follow along, and don’t provide unnecessary information. Conciseness is key, so remember: when in doubt, leave it out.

Overcrowding Slides

Slides are meant to enhance your presentation by providing your audience with a visual aid. However, too many words or images quickly become distracting and take away from your message.

Simplicity is your best friend here. Limit your slides to a few brief bullet points with key information. As for images and graphs, one per slide is often enough.

Underestimating the Importance of Audiovisuals

Well-executed audiovisuals bring presentations to life and increase audience engagement dramatically. While a simple projector may suffice for a small boardroom presentation, bigger corporate events require a much more elaborate setup.

Sound complicated? Don’t worry; a company specializing in AV like Freeman Audio Visual can give you a customized solution that makes your next event–and your presentation–unforgettable. Contact us today to make your presentation a memorable one.

FreemanXP shares 3 Simple Principles for a Dynamic Keynote

By | Interesting Articles, Keynote Speakers, Meeting Planners, Speakers, Tools & Tips

By Geoff Thomas, FreemanXP VP, Entertainment

Insights into narrowing down the field of speakers and making the right match

Keynote speakers add external validation to your messages. A thought leader from outside of your brand or organization brings an unbiased and fresh perspective, offered by someone with practical experience. This may be someone with name recognition or perhaps with a really great (and relevant) story to tell.

But there are a plethora of options out there: celebrities and sports figures; well-known business speakers like Seth Godin and Malcolm Gladwell; academics and authors; and niche or unknown names with powerful messages. With so many options, how can an event marketer find the right speaker for their program?

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Helping Presenters Look Their Best

By | Speakers

BIO

*La version française suit le message anglais.

The purpose of these guidelines is to help presenters look his or her best on camera. While not everyone’s complexion, coloring or wardrobe is the same, the use of video image magnification when on stage can affect the image on the screens. Factors such as lighting, type of cameras or projectors and stage backdrop will also come into play with the image quality. It is our intent to offer these suggestions in an effort to present the very best image possible under every circumstance.

Wardrobe

Women

• Typically, bolder colors usually work better with women – blue, red, or variations on those colors. Avoid black, white, yellow and green if possible.
• Small patterns such as pinstripes, herringbone, etc. play havoc with the camera. These patterns tend to crawl on video and become distracting. Avoid these whenever possible.
• Accessories can often add to the look of the video, but not to the extreme. Anything that competes with the face should be avoided (big jewelry, busy scarves, etc.)
• Hats of any type are not appropriate for the screen. They block the necessary light for the camera and they will create an unacceptable image.

Men

• While dark suits may look good in a meeting, they can tend to be troublesome for live video, particularly if the backdrop is dark too. We suggest gray or charcoal suits with light blue or white shirts.
• Small patterns like pinstripes, herringbone, small checkered jackets, ties, etc. create problems for video and will distract the viewer so therefore should be avoided.
• Ties or shirts with blue, red or variations of those colors work well and provide extra color to the “talking head” image.
• All name tags should be removed before reaching the stage. They tend to reflect into the camera and create a distraction.

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Aidez vos présentateurs à paraître sous leur meilleur jour

Les présentes directives visent à aider les présentateurs à paraître sous leur meilleur jour devant la caméra. Bien que la physionomie, la couleur et la tenue vestimentaire de chacun ne soient pas identiques, l’utilisation du grossissement de l’image vidéo lors de la présentation en salle peut avoir une incidence sur l’image à l’écran. Des facteurs comme l’éclairage, le type de caméras ou de projecteurs et de toile de fond ont également une incidence sur la qualité de l’image. Nous vous faisons ces suggestions afin que vous soyez en mesure de présenter la meilleure image possible en toute circonstance.

Tenue vestimentaire

Femmes

• Généralement, les couleurs vives vont mieux aux femmes : bleu, rouge ou des variations de ces couleurs. Évitez le noir, le blanc, le jaune et le vert dans la mesure du possible.
• Les petits motifs comme les tissus à rayures fines, les motifs en chevrons ne conviennent pas pour la caméra. Ces motifs ont tendance à causer des reflets devant la caméra et deviennent distrayants. Évitez ce type de motif dans la mesure du possible.
• Les accessoires peuvent souvent rehausser la présentation du vidéo, mais il ne faut pas exagérer. Tout ce qui détourne le regard du visage doit être évité (gros bijoux, foulards à dessins serrés, etc.).
• Les chapeaux de tout genre ne conviennent pas devant la caméra. Ils bloquent la lumière nécessaire pour la caméra et créent une image inacceptable.

Hommes

• Même si les habits foncés paraissent bien dans une réunion, ils peuvent devenir une source de problème dans une production vidéo directe, surtout si la toile de fond est foncée. Nous recommandons des habits gris ou charbon de bois avec des chemises bleu clair ou blanches.
• Des petits motifs comme les vestons, les cravates, etc. à rayures fines, en chevrons, à petits quadrillés vont distraire l’auditeur et sont à éviter.
• Les cravates ou les chemises bleues, rouges ou avec des variations de ces couleurs passent bien et peuvent rehausser la couleur de l’image de la « tête parlante ».
• Tous les insignes d’identité devraient être enlevés avant de monter sur la tribune. Ils ont tendance à refléter dans la caméra et à créer une distraction.

When You Look Good, You Speak Good

By | Fun & Facts, Speakers, Tools & Tips, Video

speaker

*La version française suit le message anglais.

To twist a line from a beloved Saturday Night Live character, when you look good, you speak good. That is to say, your message will come across much better when your image is as polished as your speech. This month we have some tips to help your speakers present a professional image on screen.

Wardrobe

Women

• Bolder colors, like blue or red, usually work better with women. Avoid black, white, yellow and green, if possible.
• Do not wear clothing with small patterns like pinstrips or herringbone, which tend to “crawl” on screen and become distracting.
• Accessories can add a touch of sparkle, but use restraint. Don’t wear anything that competes with the face such as big jewelry or busy scarves.
• Hats of any type are not appropriate for the screen.

Men

• While dark suits may look good in a meeting, they can be troublesome for live video, particularly if the backdrop is dark. We suggest a light blue or white shirt.
• Small patterns create problems for video – pinstripes, herringbone, checkered jackets or ties will distract the viewer and should be avoided.
• Ties or shirts with blue, red or variations of those colors work well and can provide an added degree of color to the “talking head” image.
• All name tags should be removed before reaching the stage. They tend to reflect into the camera creating a distraction.

Makeup

Women / Men
• For women, standard makeup is appropriate. It should be natural, subtle and not shiny. Wear lipstick.

• Men will often develop a shine on their forehead that can be easily treated with a transparent powder. If you are speaking in the afternoon and have a heavy beard, we suggest bringing a razor and shaving again before the session.

Suggestions for speaking to the camera:

• Try not to squint. Your eyes will adjust to the light.
• If you’re reading from a script, look up occasionally and make eye contact with the camera (into the audience).
• If you’re using a teleprompter pace yourself (the operator will follow you) and read from both sides of the lectern. Make eye contact with the camera and put emphasis where you need to.
• SMILE!
• Entrance: wait for your introduction and then take your time.
• Exit: let the audience recognize your presentation, then exit.

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Une belle présentation, pour une bonne présentation

Pour faire référence au caractère de l’émission aimé de tous Saturday Night Live : si vous avez une belle présentation, vous aurez une bonne présentation. Autrement dit, si votre image est aussi raffinée que vos paroles, votre message passera beaucoup mieux. Ce mois-ci, nous offrons de petits conseils qui aideront vos conférenciers à présenter une image professionnelle à l’écran.

Tenue vestimentaire

Pour les dames

· Les couleurs vives telles le rouge et le bleu, convient d’ordinaire mieux aux femmes. Évitez si possible le noir, le blanc, le jaune et le vert.
· Ne portez pas de vêtements avec petits motifs tels rayures ou chevrons, ils donnent l’impression de bouger à l’écran et distraient l’auditoire.
· Les accessoires peuvent ajouter un peu de diversité, mais utilisez-les modérément. Ne portez rien qui puisse faire concurrence à votre visage, comme des bijoux massifs ou des foulards voyants.
· Aucun modèle de chapeau ne convient à l’écran.

Pour les messieurs

· Les habits foncés conviennent parfaitement aux réunions, mais moins bien à la diffusion vidéo en direct, particulièrement si la toile de fond est foncée. Nous suggérons le port d’une chemise blanche ou bleu clair.
· Les petits motifs peuvent créer des problèmes lors de diffusion vidéo : évitez les rayures, chevrons, vestons ou cravates carrelés, car ils distraient l’auditoire.
· Les cravates ou chemises avec du bleu, du rouge ou des variantes de ces couleurs sont avantageuses et ajoutent de la couleur à la personne qui parle.
· Tous les insignes porte-nom doivent être enlevés avant de monter sur l’estrade. Ils ont tendance à réfléchir dans la caméra et crée une distraction.

Maquillage

Hommes et femmes

· Le maquillage standard convient aux femmes. Il doit être naturel, subtil et ne pas briller. Nous suggérons de porter du rouge à lèvres.
· Souvent, le front des hommes paraît brillant. On peut aisément remédier à ceci à l’aide d’une poudre transparente. Si vous devez donner une conférence dans l’après-midi et que vous avez la barbe forte, nous vous suggérons d’apporter un rasoir et de vous raser à nouveau avant la conférence.

Devant la caméra : suggestions

· Essayez de ne pas plisser vos paupières. Vos yeux s’ajusteront à la lumière.
· Si vous lisez un texte, tentez de lever les yeux de temps à autre et de regarder la caméra (l’auditoire).
· Si vous utilisez un télésouffleur, portez attention à votre cadence (son opérateur la suivra) et lisez à partir des deux côtés du lutrin. Regardez la caméra et mettez de l’emphase à l’endroit désiré.
· SOURIEZ!
· Entrée : attendez d’avoir été présenté et ensuite prenez votre temps.
· Sortie : laissez l’audience témoigner son appréciation à l’égard de votre conférence, puis sortez.