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Outdoor Events

Outdoor Events Tips!

By | Health and Wellness, Outdoor Events, Tools & Tips

*La version française suit le message anglais.

1. PERMITS- There is no faster way to shut down an event than not having your permits from the local municipality in order. Whether you are planning an event on private or public property, it is wise to ask the local authority having jurisdiction what type or types of permits you will require for your type of event.

2. SITE PLAN- You will require some sort of site plan for your event. This plan will show the locations of a the stage, washrooms, emergency access points, electrical tie in and/or generators, load in/out zones for contractors, among other possible things. This is normally required when you apply for your permits.

3. LOCAL ORDINANCES- Have you looked into all local by-laws and ordinances? The most common has to do with noise. Not only can there be time restrictions as to what time of the day you can make noise, but also on the actual SPL levels you are able to reach in certain areas. You also need to take into consideration any fire and safety codes that need to be met, depending on the size of the group at your outdoor event.

4. INSURANCE- It is important to remember nobody plans to have things go wrong. However, if they do, will this event be covered under your insurance policy or will you require extra coverage? This would also include all contractors that will be involved with the event.

5. SOME OUTDOOR EVENTS NEED MORE WORK THAN OTHERS- Is the event being held in an existing outdoor facility? If so, great, because that should cut the work in half. If you are going into an uncommon area, a lot more advance planning and coordination will be critical. You will need to think about everything from power, toilets, garbage, security, communications, equipment, food and water, among possible other requirements.

6. SECURITY- Security can be a daunting task for an outdoor event. You do not have the normal security you would when working in an indoor venue. Most indoor venues have full-time security onsite. These people not only look after the safety and security of the building, but also that of the people in it. When you are putting on an outdoor event, you will need to hire security to protect AV equipment from theft and vandalism, as well as have people in place to help deal with possible medical issues onsite, crowd control and evacuation plans in case of an emergency.

7. POWER- Is there power already onsite? If so, great, but is it enough and are you able to use it? You may need to bring in generators to fulfill your power requirements. You will need to find out who the local authority having jurisdiction is, obtain your electrical permit and book your electrical inspection as well.

8. AV EQUIPMENT OUTDOOR- Most AV equipment is not designed for outdoor use, so extra precautions need to be taken to protect all individuals that can come in contact with the equipment, and also the protect the equipment itself. Certain equipment, such as drape, fastfold screens and super towers, should never be used for outdoor events, due to the possible safety hazards that can come from sudden gusts of wind and such.

9. ENGINEERING APPROVAL- In the case of a number of outdoor freestanding structures, the authority having jurisdiction will require an engineer’s stamp. This means that proper drawings will have to be provided with weights and equipment specs to the engineer. There is, of course, a cost for this requirement.

10. TAKING CARE OF THE ONSITE STAFF- Having the proper steps been taken to ensure the safety and wellbeing of the staff during setup and execution of the event? It is important to make sure that there are accessible restrooms close by. It is also important to have an area available that the staff can go to get out of the elements, such as the cold or the heat. During the warmer months, it is important to make sure that there are hydration stations close by to avoid heat fatigue and/or sun stroke.

11. FIRE SAFETY- One thing that is often forgotten about is fire safety when dealing with an outdoor event. It can easily be taken for granted when working inside a hotel or convention centre that fire extinguishers can be found close by. This is not the case when dealing with the great outdoors. It is responsibility of everyone from the meeting planner to all contractors to make sure that the proper amount and size of fire extinguishers are onsite. It is also important that all staff working on the event knows their locations and how to operate them.

12. WEATHER & PLAN B- The biggest impact on any outdoor event is, of course, the weather itself. It is important to keep an eye on the local weather forecasts leading up to the event. Do you have a drop-dead time set for when you will cancel the event due to possible weather conditions? Is there a plan B in place in case of sudden change in weather? These questions must be considered when dealing with an outdoor event. Changes in weather not only can ruin the event; they can make it unsafe very quickly.

These are just a few of the key points that need to be looked at when planning for an outdoor event. An outdoor event will most likely take you more time to plan than an indoor event and can sometimes be more costly. However, just think back to those days in school when you would get to have class outside on a nice sunny day…wasn’t it great?! That is the kind of feeling your whole audience can have with a great outdoor event.

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Conseils: Les événements extérieurs!

La tenue d’un événement extérieur peut s’avérer un moyen très efficace de transformer une réunion ordinaire. En effet, l’air frais et le bleu du ciel contribuent grandement à changer le rythme d’une réunion habituelle… Et on ne peut pas avoir de meilleure toile de fond pour un événement que la nature elle-même, n’est-ce pas? Cependant, il ne faut pas oublier, lorsqu’on traite avec la nature, que nous n’avons aucune maîtrise sur elle. Pour cette raison, nous devons planifier l’événement avec soin et être bien préparés. Lorsqu’on planifie un événement extérieur, il faut prendre en considération certains éléments qui sont parfois tenus pour acquis lorsqu’on travaille à l’intérieur.

1. PERMIS – Votre événement sera vite annulé si vous ne détenez pas tous les permis exigés par la municipalité locale. Peu importe si l’événement que vous planifiez se déroule sur une propriété privée ou publique; il est toujours sage de demander à l’autorité compétente locale quels sont les types de permis dont vous aurez besoin.

2. PLAN DU SITE – Pour votre événement, vous aurez besoin d’un plan du site. Celui-ci indiquera notamment l’emplacement de la scène, des toilettes, des points d’accès en cas d’urgence, des raccordements électriques et/ou des génératrices ainsi que des aires de chargement et de déchargement à l’intention des entrepreneurs. Ce plan est habituellement exigé pour la demande des permis.

3. ORDONNANCES LOCALES – Avez-vous vérifié l’ensemble des règlements et des ordonnances locales? La plupart concernent habituellement le bruit. À certains endroits, il pourrait y avoir des restrictions quant aux heures où vous pouvez faire du bruit, mais également quant aux niveaux de pression acoustique émis. Vous devrez aussi tenir compte des codes de sécurité et de prévention des incendies à respecter, selon la taille du groupe qui participera à l’événement extérieur.

4. ASSURANCE – Bien évidemment, personne ne souhaite que les choses tournent mal. Toutefois, au cas où une telle situation surviendrait, il est important de savoir si l’événement est couvert par votre police d’assurance ou si vous aurez besoin d’une protection supplémentaire. Assurez-vous que la protection couvre également tous les entrepreneurs qui participent à la mise en œuvre de l’événement.

5. CERTAINS ÉVÉNEMENTS EXTÉRIEURS NÉCESSITENT UN PLUS GRAND TRAVAIL QUE D’AUTRES – L’événement aura-t-il lieu dans une installation extérieure existante? Le cas échéant, tant mieux, car votre travail en sera réduit de moitié. Si votre événement se tiendra dans un lieu inhabituel, une planification et une coordination précoces vous seront essentielles. Vous devrez penser à tout : de l’électricité aux toilettes, en passant par les poubelles, la sécurité, les communications, le matériel, la nourriture et l’eau, entre autres.

6. SÉCURITÉ – Planifier la sécurité peut s’avérer une tâche exigeante lors d’un événement extérieur. En effet, vous ne pourrez profiter des services de sécurité habituellement fournis à l’intérieur. En ce qui concerne les événements intérieurs, la plupart des emplacements ont déjà un service de sécurité à temps plein sur place. Ces agents assurent non seulement la sécurité de l’établissement, mais également celle des personnes qui se trouvent à l’intérieur. Si vous organisez un événement extérieur, vous devrez engager des agents de sécurité pour protéger le matériel audiovisuel contre le vol et le vandalisme. Vous aurez aussi besoin de personnes qui pourront se charger des urgences médicales éventuelles sur place, de la maîtrise des foules et des plans d’évacuation en cas d’urgence.

7. ÉLECTRICITÉ – Le site est-il alimenté en électricité? Le cas échéant, tant mieux, mais l’alimentation est-elle suffisante et pouvez-vous vous y brancher? Vous pourriez devoir utiliser des génératrices pour combler vos besoins en électricité. Vous devrez alors déterminer qui est l’autorité compétente locale, obtenir votre permis pour les installations électriques et prévoir la visite d’un inspecteur.

8. MATÉRIEL AUDIOVISUEL EXTÉRIEUR – La majorité du matériel audiovisuel n’est pas conçu pour être utilisé à l’extérieur. Vous devrez donc prendre des précautions supplémentaires pour protéger toutes les personnes qui manipuleront le matériel, ainsi que le matériel en soi. Certains éléments, par exemple les rideaux, les écrans « Fastfold » ou les tours de haut-parleurs, ne devraient jamais être utilisés à l’extérieur en raison des risques éventuels pour la sécurité que pourraient poser de soudaines rafales ou autres phénomènes de la sorte.

9. APPROBATION D’UN INGÉNIEUR – Si votre événement nécessite un certain nombre de structures autoportantes extérieures, l’autorité compétente locale exigera le sceau d’approbation d’un ingénieur. Cela signifie que vous devrez transmettre le dessin des installations à l’ingénieur, y compris le poids des structures et les spécifications du matériel. Bien évidemment, vous devrez payer pour ce service.

10. BIEN-ÊTRE DU PERSONNEL SUR PLACE – Les étapes appropriées ont-elles été mises en œuvre pour assurer la sécurité et le bien-être du personnel avant et pendant l’événement? Il est important de s’assurer que des salles de bain sont accessibles non loin des installations. Il est également essentiel d’avoir un endroit où les employés pourront se protéger temporairement des conditions météorologiques, par exemple du froid ou de la chaleur. Au cours des mois chauds, vous devrez aussi vous assurer que des postes d’eau sont prévus afin de prévenir les coups de chaleur.

11. PRÉVENTION DES INCENDIES – Lorsqu’on planifie un événement extérieur, on oublie souvent les mesures de prévention des incendies. Beaucoup tiennent pour acquise la proximité des extincteurs d’incendie lorsqu’ils travaillent à l’intérieur d’un hôtel ou d’un centre des congrès. La situation est différente lorsqu’on travaille à l’extérieur. Il revient à tous, du planificateur aux entrepreneurs, de s’assurer qu’une quantité suffisante d’extincteurs adaptés se trouvent sur place. Il est également important que tout le personnel travaillant lors de l’événement connaisse l’emplacement de ces extincteurs et la façon de les utiliser.

12. MÉTÉO ET PLAN B – Bien entendu, le bon déroulement de votre événement extérieur repose principalement sur la météo. N’oubliez pas de surveiller les prévisions météorologiques locales à l’approche de l’événement. Si vous devez annuler l’événement en raison des mauvaises conditions météo, avez-vous une date limite à respecter? Avez-vous un plan B au cas où le temps changerait brusquement? Vous devez tenir compte de tous ces aspects lorsque vous organisez un événement extérieur. Les conditions météorologiques peuvent ruiner votre événement, mais surtout, ils peuvent rendre l’endroit dangereux en un rien de temps.

Voilà seulement quelques-uns des principaux éléments à prendre en compte lorsqu’on planifie un événement extérieur. Un événement extérieur nécessitera sans doute une planification plus laborieuse qu’un événement intérieur et pourrait également s’avérer plus coûteux. Toutefois, rappelez-vous ces jours d’école où les enseignants vous faisaient la classe à l’extérieur au cours d’une belle journée ensoleillée… N’était-ce pas fantastique? L’ensemble de votre auditoire éprouvera ce même sentiment si vous organisez un superbe événement extérieur.

Freeman Audio Visual Proudly Supports the TORONTO 2015 Pan/Parapan Am Games

By | Canada, Event highlights, Outdoor Events, TORONTO 2015 Pan/Parapan Am Games, Upcoming Events

*La version française suit le message anglais.

Although the TORONTO 2015 Pan/Parapan Am Games don’t officially kick off until July 10, Freeman Audio Visual has been providing audio visual and presentation technology support for several events and sub-events leading up to the Games since 2013.

The organizing committee, TO2015, required a wide range of event services including projection, sound, LED lighting, computers, staging, lasers, projection mapping, simultaneous interpretation and much more.

Pictured above is the Pan American Sports Organization (PASO) Executive Committee Meeting and General Assembly, comprised of three separate meetings, which took place in 2013. Four-hundred delegates from across the globe attended. The Assembly also featured the Bid Cities meals where Lima, Peru, was awarded the 2019 Pan Am Games by vote.


Pictured above is a Pan Am TO2015 Chefs de Mission of the National Olympic Committees (NOC) and National Paralympic Committees (NPC) seminar in preparation for the Games. There were two separate seminars which took place in 2014.

Freeman Audio Visual will be providing similar technical support for the PASO Executive Committee Meeting and General Assembly, which will consist of two separate meetings, in July 2015, and the Americas Paralympic Committee (APC) in August 2015.

We will also be providing simultaneous interpretation equipment in English, French and Spanish for the Main Press Centre at Pan Am Park and Athletes Press Centre in the Athletes Village during the Games.

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Même si les Jeux panaméricains et parapanaméricains 2015 ne commencent que le 10 juillet à Toronto, Freeman audiovisuel a déjà apporté son soutien en technologies audiovisuelles et de présentation dès 2013 à plusieurs événements et réunions tenus en préparation des Jeux.

Le comité organisateur, TO2015, a eu besoin d’un vaste éventail de services incluant projection, sonorisation, éclairage DEL, informatique, mise en scène, lasers, mapping vidéo, traduction simultanée et bien plus.

La photo ci-dessus montre la réunion et l’assemblée générale du comité exécutif du PASO (Pan American Sports Organization), qui a consisté de trois réunions distinctes qui ont eu lieu en 2013. Quelque 400 délégués venus de partout dans le monde y ont participé. C’est à l’occasion de l’assemblée générale qu’ont eu lieu les réceptions des villes candidates et que Lima (Pérou) a été élue pour accueillir les Jeux panaméricains de 2019.


Ci-dessus, un séminaire des Chefs de mission des comités nationaux olympiques (CNO) et des comités nationaux paralympiques (CNP) en vue des Jeux Pan Am/Parapan Am 2015 à Toronto. Deux séminaires distincts ont eu lieu en 2014.

Freeman audiovisuel offrira le même genre de soutien technique lors de la réunion du comité exécutif et de l’assemblée générale du PASO, qui se tiendront séparément en juillet 2015, ainsi qu’au Comité paralympique des Amériques (CPA) en août 2015.

Nous fournirons également de l’équipement de traduction simultanée vers l’anglais, le français et l’espagnol pour le Centre principal de presse situé au Pan Am Park et au Centre de presse des athlètes dans le Village des athlètes pendant les Jeux.

Vancouver: Unnumbered Sparks

By | Event highlights, Hot Technology, Outdoor Events, Video

*La version française suit le message anglais.vancouver sparks

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As part of Vancouver’s TED2014 conference, artist Janet Echelman, in collaboration with Google Creative Labs’ Aaron Koblin, produced “Skies Painted with Unnumbered Sparks,” a 745-foot wide outdoor interactive aerial installation on the Vancouver waterfront. Spectators were encouraged to log into a wireless network which allowed them to control the visuals projected onto the sculpture in real time through their mobile devices. The projection solution conceptualization, design and execution was performed by Graphics eMotion, who favored Freeman Audio Visual as production partner. Five Christie HD projectors, placed in weather-proof projection housings provided by Graphics eMotion, were used to support the display. Freeman Audio Visual also provided, projectionists, switching and audio systems to facilitate this monumental undertaking.

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Vancouver : Unnumbered Sparks

Dans le cadre de la conférence TED2014 tenue à Vancouver, l’artiste Janet Echelman et Aaron Koblin, de l’équipe Creative Labs de Google, ont collaboré pour créer Skies Painted with Unnumbered Sparks, une sculpture aérienne interactive s’étalant sur 745 pieds et suspendue entre l’hôtel Fairmont Waterfront et le centre de congrès de Vancouver. Les spectateurs ont été invités à utiliser leur téléphone intelligent pour se brancher à un réseau sans fil afin de contrôler en direct les éléments visuels projetés sur la sculpture. La conceptualisation, le design et l’exécution de cette projection ont été réalisés par Graphics eMotion, qui a choisi Freeman audiovisuel à titre de partenaire de production. Pour réaliser cette installation, il aura fallu cinq projecteurs HD Christie, qui ont été placés dans des boîtiers résistants aux intempéries fournis par Graphics eMotion. Freeman audiovisuel a également apporté son soutien professionnel en matière de projection et fourni des systèmes audio et de commutation pour donner vie à cette monumentale réalisation.

FedEx & AVW-TELAV Show Giant Pandas Warm Canadian Hospitality

By | Canada, Event highlights, Interesting Articles, Media Event Staging, News, Outdoor Events

On an early, frosty morning in late March, FedEx Express and AVW-TELAV joined forces to give a warm, cuddly Canadian welcome to a pair of giant Pandas from China. Accompanied by Prime Minister Stephen Harper, Toronto Mayor Rob Ford, various international media agencies and nearly 300 dignitaries and guests, FedEx Express and AVW-TELAV crew members gathered at the FedEx Express ramp on Toronto Pearson International Airport’s tarmac in anticipation of the lovable visitors.

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Sports Update: CFL celebrates 100th Grey Cup

By | Canada, Event highlights, Outdoor Events, Sports

As part of the build-up to the landmark 100th Grey Cup game this fall at the Rogers Centre, this summer the Canadian Football League (CFL) unveiled a new plaque dedicated to Rosedale Park, the location of the first-ever Grey Cup event.

AVW-TELAV helped The League commemorate its milestone by providing the means to connect and reminisce with fans and members of the sporting organization.

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