CAREER OPPORTUNITY: Purchasing Administrative Assistant, 18 to 24-months contract, Head Office

By October 20, 2015 April 21st, 2016 Career Opportunity, Freeman Audio Visual Employees

*La version française suit le message anglais.

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Details of Functions:
•    Responsible for providing administrative support to the Purchasing and Warehouse teams to ensure the efficient and effective daily operations of the department, including support for the administration of Inventory Processing.
•    Update budget file on goods received. This includes date received, quantity received, actual costs and received values.Create asset master records in SAP, review and verify goods receipt for assets for accuracy and completeness, and communicate closely with the Materials Manager.
•    Create and review inventory addendums for accuracy and completeness.
•    Update budget file based on information provided on the addendum documents (date shipped, addendum number and total value shipped), as well as on goods received (date received, quantity received, actual costs and received values).
•    Monitor and expedite open purchase orders as well as reconcile and provide status updates for branch requisitions and back orders.
•    Maintain current transaction records, pricing and material availability in the SAP system.
•    Provide assistance to the Purchasing department on all administrative requirements.
•    Generate and review various weekly and monthly reports as required.
•    Execute all additional duties assigned by the VP Administration and Purchasing.
•    Requirements/Profile:
•    Post secondary Education.
•    Minimum of one to two years’ experience in a similar office position.
•    Solid computer knowledge (MS Office).
•    Pronounced analytical and organisational skills.
•    Bilingual.
•    Dynamic, proactive and adaptable to a fast-paced environment.
•    Knowledge of SAP is an asset.

Nairie Papakhian –  Personal & Confidential
RE :        Purchasing Administrative Assistant
Montreal Head Office
Facsimile:        (514) 631-2695
Email:        Nairie.Papakhian@freemanco.com

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OPPORTUNITÉ DE CARRIÈRE : Adjoint administratif aux achats, contrat de 18 à 24 mois, Siège social

Description des tâches :
•    Responsable de fournir un soutien administratif aux équipes Achats et entrepôts pour assurer les opérations quotidiennes et efficaces du département, y compris le soutien de l’administration du traitement de l’inventaire.Responsable pour l’approvisionnement, l’expédition, retours et le suivi des fournitures et l’équipement nécessaires.
•    Créer des fiches d’actifs dans SAP, examiner et vérifier la réception des marchandises pour les actifs, pour exactitude et l’exhaustivité, et communiquer en étroite collaboration avec le gestionnaire de matériaux.Maintien à jour le fichier de budget sur les biens reçus. Cela inclut la date de réception, la quantité reçue, les coûts réels et les valeurs reçues
•    Crée et revoit les addendum d’inventaire pour assurer qu’ils soient complet.
•    Mise à jour du fichier budget sur la base des informations fournies sur les documents d’addendum (date d’expédition, numéro de addendum et la valeur totale à la livraison), ainsi que sur les biens reçus (date de réception, la quantité reçue, les coûts réels et les valeurs reçues).
•    Surveiller et expédier les commandes en cours ainsi que réconcilier et fournir une mise à jour pour les réquisitions et les commandes en souffrance des succursales.
•    Maintenir les relevés de transactions courantes, tarification et la disponibilité des matériaux dans le système SAP.
•    Assurer un soutien administratif au département des achats.
•    Générer et réviser plusieurs rapports hebdomadaires, et mensuels selon les besoins.
•    Exécuter toutes autres tâches additionnelles assignées par vice-présidente de l’administration et des achats.
•    Exigences/profil :
•    Diplôme d’études postsecondaires.
•    Minimum d’une à deux années d’expérience dans un poste similaire de bureau.
•    Fortes compétences en informatique (MS Office).
•    Sens de l’organisation et fort esprit analytique.
•    Bilingue.
•    Dynamique, proactif et facilité d’adaptation dans un environnement propice aux changements.
•    Connaissance de SAP est un atout.

Nairie Papakhian –   Personnel et confidentiel
RE :     Adjoint administratif aux achats
Siège Social à Montréal
Télécopieur :     (514) 631-2695
Courriel :      Nairie.Papakhian@freemanco.com