Protection des renseignements personnels des clients

Freeman Decorating Ltd., Freeman audiovisuel, Party Time Rentals, Kerry Technical et ses sociétés affiliées (« désignées collectivement Freeman ») considère la protection des renseignements personnels de ses clients comme faisant partie intégrante de ses activités. Freeman a depuis longtemps mis en place des mesures visant à  protéger la confidentialité des renseignements sensibles, tels que les renseignements personnels qu’elle reçoit relativement à  ses clients.

Contexte
Le gouvernement fédéral a passé une loi relative à  la collecte, à  l’utilisation et à  la divulgation de renseignements sur toute personne identifiable. Cette loi s’intitule la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et s’applique aux activités commerciales se déroulant partout au Canada où il y a collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels, à  l’exception des provinces où une loi en grande partie similaire est en vigueur. Dans ces provinces, la loi provinciale s’applique.

Étendue de cette politique
Cette politique établit dix principes qui seront observés par Freeman en ce qui trait à  la collecte, à  l’utilisation et à  la divulgation de renseignements personnels de clients. Dans le cas où des renseignements personnels sont rendus anonymes par la suppression de détails permettant l’identification de la personne par l’utilisateur ou le destinataire de ces renseignements, l’emploi de ces renseignements n’est pas régit par cette politique. Cependant, ces renseignements seront tout de même traités avec les précautions qui s’imposent.

La clientèle de Freeman est telle que l’entreprise recueille très rarement des renseignements personnels sur les clients. Freeman recueille des renseignements commerciaux auprès de ses clients afin de pouvoir offrir les services d’exposition pour lesquels elle s’est engagée par contrat. Il est très rare que des renseignements permettant d’identifier une personne seront recueillis. Si des renseignements personnels sont recueillis, Freeman aura obtenu le consentement de la personne concernée au moment de la collecte, de la divulgation ou de l’utilisation de ces renseignements.

Principes de protection des renseignements personnels

1er principe – Responsabilité
Freeman est responsable de la conservation et de la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession et a nommé un responsable de la protection de la vie privée (« Responsable de la protection de la vie privée ») qui doit veiller au respect des principes décrits dans cette politique.

Pour joindre le Responsable de la protection de la vie privée :

Responsable de la protection de la vie privée – Webmestre canadien

1421 W. Mockingbird Lane
Dallas, TX 75247 USA
Jan.Headrick@freemanco.com

Conformément à  ce principe, Freeman est responsable non seulement des renseignements personnels dont elle a la garde ou la possession, mais elle est également responsable des renseignements personnels qui sont transférés par Freeman vers un tiers pour être traités. Freeman a des ententes contractuelles avec ces tiers leur imposant d’offrir un niveau de protection adéquat aux renseignements personnels pendant leur traitement.

Freeman a établi et mis en place :

(a) des procédures visant à  protéger les renseignements personnels;

(b) des procédures visant à  recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes;

(c) des programmes de formation et d’information du personnel visant à  expliquer cette politique ainsi que les pratiques et procédures de protection des renseignements personnels qui s’y rattachent;

(d) des pratiques visant à  s’assurer que les clients et les autres personnes qui entrent en contact avec Freeman ont accès à  cette politique et à  tout autre matériel disponible expliquant les politiques et procédures de Freeman.

Sur demande, Freeman dévoilera le nom du Responsable de la protection de la vie privée en fonction.

2e principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
Freeman indiquera les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis pendant ou avant la collecte de tels renseignements.

Dans des cas particuliers, Freeman peut recueillir des renseignements personnels à  l’une ou plusieurs des fins suivantes :

(a) Fournir des services d’exposition, d’audiovisuel ou des services connexes;

(b) Conserver du matériel relatif à  toute activité menée par Freeman, afin de décider d’accepter ou non un client ou encore pour tenir un registre des achats, des ventes ou d’autres transactions;

(c) Se conformer aux exigences légales et réglementaires.

Lors de l’ouverture d’un compte pour un nouveau client, Freeman s’assurera que les fins de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels seront mentionnées et indiquées sur les documents pertinents. Par la suite, Freeman recueillera seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins qui ont été mentionnées au client.

Dans certaines circonstances, il peut arriver que Freeman désire utiliser ou divulguer des renseignements personnels à  de nouvelles fins. Freeman s’assurera que les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou divulgués à  cette nouvelle fin à  moins que la personne concernée ne soit informée de cette nouvelle fin et qu’elle ait donné son accord.

Freeman avise les personnes des fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués par téléphone, en personne, par écrit, par courriel ou par tout autre moyen de communication permettant de joindre la personne concernée.

Freeman n’utilise pas de témoins (never heard this term before) sur ses sites (à  l’exception de FreemanOnline) pouvant être en lien avec d’autres sites Web utilisant des témoins. Vous devez consulter les conditions d’utilisation de ces autres sites afin de connaître les détails entourant leur utilisation de témoins.

3e principe – Consentement
La compréhension et le consentement du client sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels par Freeman, sauf lorsque la situation ne le permet pas (ex. : en cas d’urgence).

Sauf dans les cas exceptionnels suivants, ou selon les modalités prescrites par la loi, Freeman fera un effort raisonnable afin de s’assurer que la personne est avisée à  l’avance des raisons pour lesquelles ses renseignements personnels seront recueillis, utilisés ou divulgués :

. Renseignements recueillis dans la passé : Dans le cas des renseignements personnels recueillis avant l’entrée en vigueur de cette politique, Freeman s’assurera que les renseignements personnels de toute personne sont utilisés et divulgués aux fins décrites dans le deuxième principe de cette politique;

. Retrait du consentement : Une personne peut retirer son consentement à  la collecte, à  l’utilisation ou à  la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Freeman informera la personne des conséquences d’un tel retrait de consentement, qui limitera généralement la capacité de Freeman à  offrir à  la personne les produits et services dont elle fera la demande.

. Divulgation pour cause de transferts commerciaux : Freeman peut être impliquée dans la vente, le transfert ou la réorganisation de certaines ou de l’ensemble de ses entreprises. Il se peut que, lors de cette vente, de ce transfert ou de cette réorganisation, Freeman ait à  dévoiler certains renseignements personnels à  l’acquéreur. Cependant, Freeman s’assurera que l’acquéreur s’engage à  respecter la confidentialité de ces renseignements conformément à  cette politique ainsi qu’aux lois provinciales et fédérales pertinentes.

. Impartition : Freeman peut transférer des renseignements personnels à  un tiers pour le traitement d’une demande. À cet égard, Freeman utilisera une entente contractuelle ou tout autre moyen visant à  assurer un niveau de protection comparable au niveau habituel pendant le traitement des renseignements personnels par un tiers.

Afin que le consentement de la personne soit significatif, Freeman exposera les fins de telle manière que la personne pourra raisonnablement comprendre la manière dont les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués.

Freeman n’exigera pas d’une personne, comme condition pour la fourniture de produits ou de services, à  ce qu’elle consente à  la collecte, à  l’utilisation ou à  la divulgation de renseignements personnels à  moins que ce ne soit aux fins explicitement mentionnées par Freeman et que ces fins soient légitimes.

Lors de l’ouverture d’un nouveau compte pour une personne, Freeman demandera un consentement explicite signé par la personne pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels relatifs à  cette personne. [Dans le cas d’un compte d’entreprise, Freeman exigera de l’entreprise qu’elle prouve et garantisse qu’elle a obtenu le consentement de toutes les personnes concernées, selon le cas, pour que leurs renseignements personnels soient divulgués à  Freeman et utilisés par cette dernière, aux fins spécifiées.]

Freeman ne cherchera jamais à  obtenir un consentement par tromperie. Selon les circonstances, Freeman peut obtenir le consentement par l’une ou l’autre des méthodes suivantes :

(a) Par l’entremise d’un formulaire demandant le consentement de la personne, recueillant des renseignements et informant la personne de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements;

(b) Par l’entremise d’une case à  cocher demandant que les nom et adresse de la personne ne soient pas transmis à  d’autres organisations;

(c) Verbalement, en personne ou au téléphone;

(d) Au moment de l’utilisation d’un produit ou d’un service par la personne;

(e) Par consentement présumé, à  moins que la personne n’informe expressément Freeman du contraire.

4e principe – Limitation de la collecte de renseignements personnels
Freeman limitera la collecte de renseignements personnels aux motifs et fins mentionnés. Freeman recueillera les renseignements personnels par des moyens honnêtes et légaux.

Bien que Freeman recueille les renseignements personnels principalement par l’entremise des personnes concernées et avec le consentement de ces personnes, il se peut également arriver que Freeman recueille des renseignements provenant de sources externes nommées par les personnes à  cette fin. Si des renseignements personnels sont recueillis auprès d’un tiers, Freeman prendra son identité en note à  moins qu’il n’y ait un motif légal pour ne pas le faire.

5e principe – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation de renseignements personnels
Freeman n’utilisera et ne divulguera pas de renseignements personnels à  des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf dans le cas où le consentement de la personne a été obtenu ou lorsque la loi l’exige. Freeman ne conservera les renseignements personnels que pour la durée pour laquelle ils sont nécessaires aux fins dont il est question.

Freeman conserve généralement les renseignements personnels pour une durée de trois à  sept ans après la fermeture d’un compte, ce qui est nécessaire aux fins énoncées ainsi qu’aux fins juridiques et d’affaires.

Freeman détruira, ou rendra anonymes, tous les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ni aux fins énoncées ni aux fins juridiques ou d’affaires.

6e principe – Exactitude des renseignements personnels
Freeman conservera les renseignements personnels les plus exacts, complets et à  jour que possible aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

Freeman se fiera généralement aux personnes concernées afin que celles-ci fournissent des renseignements à  jour, tels que des changements d’adresse, de numéros de téléphone ou d’autres coordonnées.

Si une personne réussit à  prouver à  Freeman que les renseignements personnels à  son dossier sont inexacts, incomplets, périmés ou non pertinents, Freeman révisera ces renseignements personnels. Si nécessaire, Freeman divulguera les renseignements personnels révisés aux tiers à  qui des renseignements inexacts ont été fournis afin de leur permettre à  leur tour de corriger leurs registres.

7e principe – Protection des renseignements personnels
Freeman protégera les renseignements personnels à  l’aide de mesures de sécurité qui sont appropriées au niveau de sensibilité des renseignements personnels reçus.

Des mesures sont utilisées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification ou la suppression. Freeman protégera les renseignements personnels peu importe le format dans lequel ils sont conservés.

La nature des mesures de Freeman varie selon le niveau de sensibilité des renseignements personnels qui sont recueillis, leur quantité, leur distribution, le format dans lequel ils sont conservés et la méthode de conservation des données. Les renseignements personnels dont le niveau de sensibilité est élevé bénéficieront d’un niveau plus élevé de protection.

Actuellement, Freeman utilise des mesures physiques telles que des locaux fermés à  clé et des classeurs fermés à  clé (pour les renseignements sensibles). L’accès aux renseignements sur support informatique est protégé au moyen de mots de passe.

Freeman informera ses employés de ses procédures et pratiques en matière de protection des renseignements personnels et insistera sur l’importance de s’y conformer. Le respect des politiques et procédures en matière de sécurité des renseignements personnels fait partie des conditions d’emploi de Freeman.

Lorsque Freeman divulgue des renseignements personnels à  des tiers, elle exige de ces tiers qu’ils protègent tous les renseignements personnels en utilisant des mesures correspondantes à  celles de Freeman et qui respectent ces principes.

Freeman apportera un soin particulier à  la suppression et à  la destruction des renseignements personnels afin d’empêcher des tiers non autorisés d’avoir accès à  ces renseignements.

8e principe – Transparence des politiques et pratiques
Freeman rendra facilement accessibles à  toute personne concernée certains renseignements spécifiques à  propos de ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

Les personnes dont les renseignements personnels sont en possession de Freeman seront en mesure d’obtenir sans peine des renseignements sur les pratiques et politiques de confidentialité de Freeman. Ces renseignements seront accessibles dans un format le plus compréhensible possible.

Les renseignements fournis par Freeman sont entre autres :

(a) Les coordonnées du Responsable de la protection de la vie privée;

(b) Les moyens d’accéder aux renseignements personnels conservés par Freeman;

(c) Une description du type de renseignements personnels conservés par Freeman, incluant un compte-rendu général de leur utilisation;

(d) Une copie des brochures et autres documents expliquant les politiques, normes ou codes de Freeman;

(e) Une description du type de renseignements personnels qui sont accessibles aux filiales et aux sociétés affiliées de Freeman.

Freeman utilisera également son site Web afin de rendre public les renseignements entourant ses politiques et procédures en matière de confidentialité.

9e principe – Accès aux renseignements personnels
Sur demande écrite, Freeman (i) informera la personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels la concernant et (ii) lui donnera accès à  ces renseignements, à  l’exception des cas où la loi exige de Freeman, ou lui permet, d’en refuser l’accès. Les personnes sont autorisées à  remettre en question l’exactitude et le caractère complet de ces renseignements personnels et à  demander à  ce que des modifications y soient apportées, le cas échéant.

Lorsque Freeman remettra une liste des tiers à  qui des renseignements personnels à  propos de la personne ont été divulgués, Freeman tentera d’être le plus spécifique possible. Dans les cas où il ne sera pas possible de fournir une liste des organisations à  qui Freeman a sans contredit divulgué des renseignements personnels à  propos de la personne, Freeman fournira une liste d’organisations à  qui des renseignements à  propos de la personne auraient pu être divulgués.

Freeman peut demander à  la personne de fournir des renseignements suffisants afin de permettre à  Freeman de remettre un compte-rendu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels. Les renseignements fournis par la personne en réponse à  la demande de Freeman ne seront utilisés qu’à  cette fin.

Freeman répondra à  la demande d’une personne dans un délai raisonnable. La réponse de Freeman peut être aux frais de la personne si celle-ci reçoit un estimé des frais à  l’avance, et il se peut que la personne ait à  payer un dépà´t représentant la somme totale ou partielle de ces frais.

Dans les cas où Freeman est autorisée à  refuser l’accès à  des renseignements personnels, et que ces renseignements sont séparables d’autres renseignements pour lesquels l’accès est demandé, Freeman permettra l’accès à  une copie modifiée des renseignements personnels ne comprenant pas les renseignements pour lesquels l’accès est refusé.

Si Freeman est convaincue sur des motifs valables que la personne a su prouver que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, Freeman corrigera les renseignements en question. Freeman fera parvenir les renseignements personnels corrigés aux tiers ayant accès aux dits renseignements.

Lorsque Freeman est en désaccord avec la correction demandée, Freeman annotera les renseignements personnels avec la correction qui a été demandée mais qui n’a pas été faite.

10e principe – Possibilité de porter plainte à  l’égard du non-respect des principes
Une personne est en mesure de remettre en question auprès du Responsable de la protection de la vie privée le respect des principes mentionnés ci-dessus.

Freeman établira des procédures visant à  recevoir des plaintes ou des demandes et à  y répondre en ce qui a trait aux pratiques et politiques de Freeman en matière de manipulation des renseignements personnels. La procédure de plainte sera facile d’accès et simple à  utiliser.

Freeman informera les personnes qui font des demandes ou qui formulent des plaintes de l’existence et de l’utilisation des procédures de plaintes pertinentes.

Freeman examinera toutes les plaintes. Si Freeman juge qu’une plainte est justifiée, Freeman prendra les mesures qui s’imposent, pouvant aller jusqu’à  la modification de ses pratiques et politiques.

Last Updated Oct 7, 2004